Yeee-Haaa — crowdfunding en projectinformatie
Crowdfundinghandleiding: maak een bruikbaar projectdossier
Een praktisch werkblad voor je crowdfundingproject: beschrijf doel, begroting, bewijs, verantwoordelijkheden en updates in één overzicht.
Begin met een projectblad
Maak een document dat je samen met de betrokkenen kunt bijwerken. Zet bovenaan de projectnaam, een versiedatum, de contactpersoon en één zin over het beoogde resultaat. Geef iedere wijziging een datum. Zo voorkomen vrijwilligers, makers en organisatoren dat verschillende versies van de belofte naast elkaar gaan circuleren.
Vul deze zeven velden in
1. Resultaat: wat moet er klaar zijn? 2. Doelgroep: voor wie maak je het? 3. Uitgaven: welke werkzaamheden en aankopen zijn nodig? 4. Dekking: welk geld is al beschikbaar? 5. Planning: welke stappen hangen van elkaar af? 6. Verantwoordelijke: wie voert iedere stap uit? 7. Bewijs: welke offerte, afspraak of bron onderbouwt het plan? Gebruik “nog te bevestigen” waar informatie ontbreekt.
Koppel iedere uitgave aan een bron
Zet per kostenpost de omschrijving, het bedrag, de datum van de offerte en eventuele onzekerheden neer. Houd eenmalige investeringen en terugkerende kosten apart. Noteer ook of een prijs inclusief belasting, transport of montage is. Laat een tweede persoon de optelsom en de aannames controleren.
Laat je dossier door een buitenstaander lezen
Geef iemand die het project niet kent vijf minuten om je dossier te lezen. Vraag daarna wat je wilt realiseren, hoeveel daarvoor nodig is en wat een deelnemer kan verwachten. Als de antwoorden afwijken van je bedoeling, verbeter dan eerst de tekst. Dit is een praktische redactionele controle, geen voorspelling van het aantal bijdragen.
Houd een logboek van beslissingen bij
Gebruik voor iedere update dezelfde velden: datum, afgeronde stap, volgende stap, verandering in kosten of planning en een verwijzing naar bewijs. Meld ook vertragingen. Vermeld bij een foto wat erop staat en wanneer die is gemaakt. Het dossier blijft zo bruikbaar na de inzameling.